Техники тайм-менеджмента: проще, чем кажется

Анна Коледа

2018-04-25

В предыдущей статье мы говорили об основных правилах тайм-менеджмента. Напомню, что основными моментами управления временем являются: постановка цели, анализ времени, расстановка приоритетов и планирование. В этой статье остановимся подробнее на техниках, которые используются в тайм-менеджменте.

 

Техники тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра

С помощью предложенной техники можно распределить дела по их срочности и важности. Таким образом ты сразу же понимаешь, какие из них требуют безотлагательного выполнения, какие можно оставить на потом, а от чего вообще можно отказаться.

По сути, это квадрат, разделенный на 4 части. Выглядит он следующим образом.

Матрица Эйзенхауэра

В первом квадрате записываются важные и срочные дела, которые требуют немедленного выполнения. Это может быть подготовка к контрольной на завтра, о которой ты узнал (-а) еще неделю назад. Обрати внимание, что в тот момент эта задача явно была бы размещена в квадрате 2. Или подготовка к экзаменам. В начале учебного года ты точно знаешь, какие экзамены тебе предстоит сдавать в школе в конце года. Да, на начало года это важное, но не срочное дело. Но по мере приближения время Х оно меняет свой статус и становится более важным и срочным. Именно поэтому не стоит откладывать дела на потом и впопыхах делать то, что можно было выполнить заранее не напрягаясь и распределяя нагрузку равномерно.

Получается, что второй квадрат – это долгосрочная перспектива. И упор при выполнении дел нужно делать на него. Это так называемый проактивный подход. Выполненное заранее задание, с одной стороны, освободит время на выполнение задачи, которая может возникнуть неожиданно (например, в один день поставили две контрольные и к обеим нужно готовиться), а с другой позволит сэкономить время для отдыха. Смысл заключается в том, чтобы в свободное время в спокойном режиме выполнить важную задачу, на выполнение которой еще есть время. Да, бывает непросто себя заставить сесть учить экзамен за 6 месяцев. Но представь, сколько там билетов… И за неделю потом их выучить будет просто нереально.

В третий квадрат попадают не важные, но очень срочные дела. Как правило, они лично к тебе не имеют никакого отношения. Скажем, одноклассник попросил за него сделать домашнюю работу. От таких дел нужно максимально отказываться.

Четвертый квадрат – это не важные и не срочные дела. Собственно, это те поглотители времени, которые отдаляют тебя от достижения цели. Здесь и игры в телефоне, и сидение в социальных сетях, пустые разговоры по телефону. Если от этих привычек не удается полностью отказаться, то минимизировать затрачиваемое на них время точно стоит попытаться.

Принцип GTD (Getting Things Done) или «как доводить дела до конца»

Автор данной техники, Дэвид Аллен, считает, что мозг нужно максимально освобождать от запоминания ненужной информации, к которой, собственно, относятся дела на день, неделю, месяц. Он предлагает переносить все это на внешний носитель (ежедневник, например), чтобы избавиться от необходимости запоминать лишнее и сконцентрироваться на главном. 

Как доводить дела до конца

Принцип 20/80 или принцип Парето

Некогда известный социолог Вильфредо Парето вывел такое правило: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата. Соответственно, проведя анализ своего времени ты можешь вычленить те 20% времени, которые дадут тебе наибольший результат (например, подготовка к экзаменам) и начать выполнение дел с них.

Способ решения сложной задачи по принципу «Как съесть слона»

Любая большая, сложная задача кажется трудновыполнимой, пока смотришь на нее как на целое. Вернемся к подготовке к экзаменам. Выучить, к примеру, 50 билетов – действительно сложно. В каждом билете 3 вопроса, итого получается 150 вопросов. Если распределить их изучение равномерно в течение года, то получится, что можно учить один вопрос в два дня. На самом деле это несложно. Просто нужно иногда уметь себя заставить и потратить немножко времени. Но результат стоит того. Поэтому каждый раз, сталкиваясь с непростой, сложной задачей, сравнивай ее со слоном. Целиком, согласись, съесть его невозможно. Но если разделить по частям… Все оказывается куда проще.

Метод слона

Мотивируй себя!

Да, бывает сложно взяться за дело. Бывает просто невыносимо заставить себя выполнить задание. Но всякий раз, когда волна нехотения накатывает на тебя, придумай для себя систему поощрений. Пообещай себе что-то за выполнение задания и тогда награда станет в два раза большей.

Метод «Лягушки»

Как гласит старинная французская притча: если первым делом с утра вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день. Так и с неприятными делами. Чем раньше они будут выполнены, тем лучше для тебя. Поэтому не задумываясь ставь их на первое место в списке дел. Если тебе предстоит неприятный разговор с классным руководителем, начни день именно с него. Это избавит тебя от эмоционального напряжения, страха перед предстоящим событием и даст прекрасный повод гордиться собой.

Мелкие дела как змеи

Множество мелких дел, которые требуют времени и сил, можно сравнить со змеями. Они малоприятны, но выполнить их все равно нужно. Это могут быть какие-то домашние дела, мелкая помощь родителям. Для их решения нужно выделять в своем списке дел определенное время и делать их все разом.

Порядок на столе

Порядок на столе – ключ к порядку в жизни

Не удивляйся, но вовремя приведенный в порядок рабочий стол может не только повысить твою личную эффективность, но и сформировать хорошую привычку на будущее. Ты даже себе представить не можешь, насколько много времени иногда взрослые тратят на поиск нужного документа на захламленном столе. Приучи себя к чистому рабочему месту и в будущем это сослужит тебе хорошую службу.

И помни: главное – это то, чего хочешь достичь в жизни ты. Ставь перед собой амбициозные цели, а правильная организация времени тебе в этом поможет!


 

Все новости, статьи, события с тегом "Мотивация", "Создай себя"

Присоединяйся к нам в Facebook, ВК, ОК и будь в курсе свежих новостей! 

Читайте TeenAge в Telegram!

 

Комментарии